תיקון טעויות בתלושי שכר רטרואקטיבית – מתי מותר, איך עושים את זה נכון?

מבוא

טעויות בתלושי שכר עלולות להתרחש גם במחלקות שכר מדויקות ובקרב חשבים ותיקים.
אם לא מזהים ומתקנים את הטעות בזמן – עלול להיווצר נזק לעובד, חשיפה משפטית למעסיק, וסטייה מהדיווחים לרשויות.
תיקון תלושי שכר רטרואקטיבית הוא הליך רגיש – שדורש הבנה מקצועית, תיאום עם רואה החשבון, ועדכון מול המוסדות הרלוונטיים: ביטוח לאומי, מס הכנסה, קופות פנסיה והנהלת חשבונות.

טעויות בתלושי שכר – לא עניין של "אם", אלא של "מתי"

גם במערכות השכר המתקדמות ביותר, תיתכן טעות בשל:

• חישוב לא נכון של שעות נוספות
• הזנה שגויה של ימי מחלה או חופשה
• טעות בהפרשות לפנסיה או קרן השתלמות
• שינוי שכר שלא עודכן בזמן
• הכנסת רכיב שכר פעמיים או בכלל לא

האם מותר לתקן תלושי שכר לאחר תשלום?

כן. החוק אינו אוסר על תיקון רטרואקטיבי של תלושי שכר, אך הוא מחייב כי כל תיקון יעשה בשקיפות, באישור העובד ובהתאם ל¹חוק הגנת השכר.
התיקון חייב להתבצע בצורה שמגנה על זכויות העובד מצד אחד, אך גם על זכויות המעסיק מפני תביעות מצד שני.

באילו מצבים תיקון רטרואקטיבי הוא חובה?

טעות שגרמה לשכר חסר לעובד: אם שולם פחות – חובה לתקן ולשלם את ההפרש, גם לאחר מספר חודשים.
תשלום ביתר: ניתן לתקן זאת, אך רק בהסכמת העובד ובאופן חוקי.
טעות בהפרשות פנסיה: יש לתקן רטרואקטיבית גם מול הקופה.
שינוי בדירוג שכר: מחייב תשלום רטרואקטיבי ועדכון תלושים.

איך מתקנים תלושי שכר בפועל?

1. איתור הטעות ואישורה – בדיקה מול חוזים ומערכת דיווח
2. תיאום עם רואה החשבון – הפקת תלוש מתקן
3. דיווח לרשויות – טופסי 126, 102, ועדכון קופות
4. עדכון העובד – מסמך תיקון חתום

מתי לא כדאי לתקן?

אם מדובר בטעות זניחה של אגורות בודדות או במקרה שעבר זמן רב מאוד – יש לשקול תועלת מול עלות.
במקרים כאלה רצוי להתייעץ עם ²חשב שכר מוסמך או עו"ד דיני עבודה.

מה הסיכון בתיקון שגוי?

• דיווח כפול או שגוי לרשויות
• פגיעה בזכויות העובד
• תביעה על קיזוז לא חוקי
• טעויות בדוחות הנהלת החשבונות

טיפים לניהול תיקונים

• ניהול טבלת מעקב לכל שינוי
• תיעוד מלא של ההודעות לעובד
• חתימה כפולה – עובד ומנהל שכר
• התייעצות מקצועית בכל מקרה גבולי

סיכום

תיקון תלושי שכר רטרואקטיבית הוא הליך קריטי שמחייב זהירות.
חשב שכר מוסמך חייב להכיר את דיני העבודה, לתאם עם רו"ח ולעדכן במדויק את כל הגורמים.
כך תמנעו טעויות, קנסות ותביעות – ותשמרו על אמון העובדים.

טבלה: טעויות נפוצות בתלושי שכר ואיך מתקנים

הערות שוליים

1. חוק הגנת השכר – חוק המסדיר את מועד התשלום, מרכיבי השכר והאיסור על קיזוז שכר באופן חד־צדדי. החוק קובע זכויות מינימליות ומטיל סנקציות על הפרתן.
2. חשב שכר מוסמך – איש מקצוע בעל תעודת הסמכה ממוסד מוכר, המורשה לטפל בהפקת שכר, דיווחים לרשויות וניתוח מרכיבי שכר בארגון.